Päivitetty 16.4.2023
HENKILÖREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10 §:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Vaajakosken Veneilijät ry
www.vave.fi
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA
vaajakosken.veneilijat[at]gmail.com
3. REKISTERIN NIMI
Vaajakosken Veneilijät ry jäsenrekisteri. VaVe ry:n rekisterit sijaitsevat Flo Apps
Oy:n Flomembers-jäsenrekisterissä.
4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Käsittelyperuste on, että rekisteröity on antanut suostumuksensa. Suostumus on vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen. Suostumus on vapaasti peruutettavissa milloin tahansa. Käsittelyperuste on tarpeen rekisterin pitäjän lakisääteisen yhdistyksen jäsenluettelon ylläpitämisen tai työsuhteeseen liittyvän käsittelyn osalta.
5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
Vaajakosken veneilijöiden hallintoon liittyvien henkilöiden etu- ja sukunimet yhteystietoineen, sekä seuran katsastamien, lipun käyttöoikeuden omaavien veneiden nimi ja tarvittaessa kipparin etunimi julkaistaan seuran verkkosivulla.
Jäsenlaskutusta koskeva hallinto sekä tiedotus.
Yhdistyksiä ohjaava laki perustietojen ylläpitoon.
6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Etu- ja sukunimi.
Osoite.
Puhelinnumero.
Sähköpostiosoite.
Liittymispäivämäärä.
Veneen nimi, rekisterinumero, veneen ulkomitat ja paino.
Tiedot jäsenen roolista: hallitus, jäsen, perhejäsen, kunniajäsen, vapaajäsen, veneen säilytystiedot, laskutuksen reskontra.
7. HENKILÖREKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Jäsenliittymiskaavake.
Jäsenen oma ilmoitus.
8. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT
Vaajakosken veneilijät ry:n n puolesta Kommodori, Varakommodori, Varainhoitaja, Katsastusvastaava, Satamamestari ja Tiedottaja.
Lisäksi jäsenrekisterin palveluntuottajan FloApps Oy:n sekä henkilökunnan osalta IT-palveluntuottaja Somic Oy:n työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Tietoja siirretään tarpeen mukaan EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille ainoastaan kohdassa 11 esitellyissä tapauksissa.
11. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.
Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Voimme luovuttaa tietoja kansainvälisten jäsenjärjestöjen (CSIT) ja (ISCA) sekä niiden alaisten jäsenliittojen rekistereihin
Voimme luovuttaa tietoja Suomen Työväen Urheiluliiton jäsenseurojen ja piirien rekistereihin, kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin.
12. EVÄSTEET JA SELAILUN SEURANTA
Emme kerää käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston avulla.
Palvelumme voivat sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.
13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Olemme sitoutuneita tarjoamaan käyttäjillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen. Alla listaamme erilaisia tapoja, joilla käyttäjämme voivat vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää osoitteeseen vaajakosken.veneilijat[at]gmail.com
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen vaajakosken.veneilijat[at]gmail.com
Oikeus kieltää sähköinen sidosryhmäviestintä
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköinen sidosryhmäviestintä jokaisen uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta tai ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen vaajakosken.veneilijat[at]gmail.com
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista rekisterinpitäjän järjestelmistä ilmoittamalla siitä kirjallisesti tai sähköpostitse osoitteeseen vaajakosken.veneilijat[at]gmail.com. Jäsenrekisterin tietojen poistaminen estää VaVe ry:n jäsenenoikeuden.
Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista tietyissä tilanteissa (tietosuojaasetuksen 17 artikla). Henkilötiedot on poistettava esimerkiksi silloin, jos tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Ilmoitusvelvollisuus
Mikäli Vaajakosken Veneilijät ry oikaisee, poistaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä omaaloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä, on tästä ilmoitettava jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu. Poikkeuksena tästä velvollisuudesta on tilanne, jossa velvollisuus osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
14. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.
15. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
Katso myös TUL-tietosuojaseloste
